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3 Tipps, um deine Aufgaben leichter zu organisieren

Dieser Blogartikel ist von Viktoria Cvetković. Sie ist zertifizierte Trainerin und Dozentin für visuelle Kommunikation und liebt es, mit der Hand zu schreiben

Diese Anleitung ist ideal für dich, wenn To-Do-Listen dich stressen. Wenn du genervt davon bist, dass du oben drei Punkte wegstreichst und unten auf der Liste fünf neue Aufgaben dazukommen. Wenn du das Gefühl hast, wieder mal nur auf die Anfragen anderer Menschen reagiert zu haben und zu dem, was du „eigentlich“ machen wolltest, auch heute wieder nicht gekommen bist.

Die klassische To-Do-Liste verursacht Stress, weil sie unübersichtlich ist. Schnell geraten Aufgaben aus dem Blick, Prioritäten sind unklar und Wichtiges geht im Wust einer unsortierten Liste unter.

In diesem Artikel stelle ich dir eine einfache Möglichkeit vor, strukturierter zu arbeiten. Für mehr Zufriedenheit und “done” am Ende des Tages. Du brauchst dafür keine spezielle App (mit all den Zusatzfunktionen und Einstellmöglichkeiten, die so schön von den eigentlichen Aufgaben ablenken), sondern einfach nur Notizbuch, Stift und Klebezettel.

Mit meinen Tipps

  • verschaffst du dir einen besseren Überblick über alles, was ansteht,
  • weißt immer, was als Nächstes zu tun ist, 
  • kannst leichter Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden und 
  • gehst noch bewusster mit deiner (Lebens-)Zeit um.

Tipp #1: Visualisiere deine Aufgaben

Was du tatsächlich vor dir siehst, kannst du leichter bewältigen. 

Schreibe alles, was derzeit auf Listen, in Notizen-Apps, losen Zetteln und in deinem Kopf herumschwirrt, auf Klebezettel. Einzige Regel: Ein Klebezettel pro Aufgabe. Jeder Klebezettel steht also für eine bestimmte Aufgabe, z. B. die Wäsche abholen, die Steuererklärung machen oder eine Präsentation beenden.Während des Aufschreibens brauchst du noch nichts zu ordnen. Das behindert nur den Schreib- und Gedankenfluss. Wie eine gut formulierte Aufgabe aussieht, findest du in dieser Anleitung.

Tipp #2: Sammle deine Aufgaben an einem einzigen Ort

Als nächstes reservierst du dir in deinem Notizbuch ein paar Seiten (zum Beispiel ganz hinten oder ganz vorne), die du für den Aufgabenspeicher verwendest.

Im Aufgabenspeicher finden die Klebezettel aus Tipp #1 ihren Platz. Der Aufgabenspeicher ersetzt die klassische To-Do-Liste. Hier sammelst du alle anstehenden Aufgaben. Alle. Unabhängig davon, ob sie schon bald oder irgendwann später dran sind, und gerade auch dann, wenn sie noch keinen Termin haben. Hier findest du also alles, was du erledigen willst, gebündelt an einem Ort.Wie du einen gut sortierten Aufgabenspeicher anlegst und sichtbar machst, welche Aufgaben als nächste dran sind, zeige ich dir in dieser bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Tipp #3: Nutze einen visuellen Tagesplan und erledige eine Aufgabe nach der anderen

Wichtig ist, dir nicht zu viele Aufgaben auf einmal vorzunehmen. Das führt schnell zu Überforderung und Unzufriedenheit. Meine Empfehlung ist daher, die Aufgaben, die du pro Tag erledigen willst, bewusst zu begrenzen. Sehr einfach geht das mit einem visuellen Tagesplan.

Der visuelle Tagesplan enthält eine Zeitleiste, die dir klar vor Augen führt, wie viel Zeit dir an diesem Arbeitstag insgesamt zur Verfügung steht. Die Aufgaben, die du heute erledigen willst, entnimmst du aus dem Aufgabenspeicher aus Tipp #2. Bei jeder Aufgabe schätzt du zunächst, wie lange es dauern wird, sie zu erledigen (zum Beispiel 2 Stunden). Dann ordnest du ihr eine verbindliche Start- und Endzeit zu (zum Beispiel 10.30 bis 12.30 Uhr). Diesen Zeitblock visualisierst du als Fläche auf der Zeitleiste.

Der Clou ist, dass dadurch Zeit als Fläche sichtbar wird – und damit kein abstrakter Wert mehr ist. Visualisierte Zeit benötigt realen Platz auf einem realen Blatt Papier. Und der Platz auf dem Blatt ist endlich. Du kannst in deinem visuellen Tagesplan nur so viele Aufgaben unterbringen, wie Platz auf der Zeitleiste ist. Begrenzte Fläche macht es einfacher, mit begrenzter Zeit umzugehen. Denn mal ehrlich: Die Zeit, die dir täglich zur Verfügung steht, IST begrenzt.

Das Sichtbarmachen des Zeitbedarfs unterscheidet den visuellen Tagesplan von einer To-Do-Liste, die maßlos Punkt um Punkt weiterwachsen kann.

Möchtest du strukturiert und visuell arbeiten?

Einer Liste von Aufgaben fehlt die Verknüpfung zum zeitlichen Rahmen, der dir Tag für Tag nur begrenzt zur Verfügung steht. Wenn du strukturierter arbeiten willst, solltest du einen visuellen Tagesplan nutzen. Dabei geht es im Resultat nicht unbedingt um mehr Produktivität im Arbeitsalltag (wobei die sich durch bessere Struktur auch oft einstellt), sondern vor allem um mehr Zufriedenheit und eine realistischere Einschätzung (und Wertschätzung!) deiner eigenen Arbeit.

Die bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung für deinen visuellen Tagesplan kannst du dir hier als kostenloses PDF herunterladen – inklusive Bonus-Tipps zur leichteren Selbstorganisation:


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